为加强学校公文管理，提高公文质量，健全公文处理程序，使学校公文处理规范化、制度化、现代化，根据中办、国办联合印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）以及中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会印发的《党政机关公文格式》（2012年7月1日实施），结合我校“综合办公系统”的使用，特制定本办法。
一、公文的作用及种类
公文是机关单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
法定的公文文种有15种，即：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
我校使用的公文文种有11种：决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。
（一）通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关部门周知或者执行的事项，转发、印发公文。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。
（三）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）批复。适用于答复下级部门的请示事项。
（六）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（七）请示。适用于向上级部门请求批示、批准。
（八）报告。适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。
（九）函。适用于不相隶属单位间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
（十一）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法（在不适合用通知和请示的情况下）。
二、公文格式
公文正本的组成部分可以包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位、印发日期。我校常使用的公文的组成部分（要素）有：发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期等。
（一）发文单位标志
发文单位标志（即红头文件的“红头”）一般由发文单位名称或规范简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红小标宋体字居中印在公文首页上部。
我校发文单位标志主要有“中共四川中医药高等专科学校委员会文件”、“四川中医药高等专科学校文件”、“四川中医药高等专科学校工会委员会文件”、“共青团四川中医药高等专科学校委员会”等。函的发文单位标志为“四川中医药高等专科学校”。
学校包含发文单位标志的公文版头由党政办负责印制和管理，各部门不得以任何方式自行印制文件版头。
（二）发文字号
由发文单位代字、年份、序号组成，标注于版头下方居中(有签发人时，发文字号位于版头左下方)。联合行文，只标明主办单位发文字号。发文字号位于发文单位标志下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标志；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
1．学校的发文字号有如下几类：
①“中共四川中医药高等专科学校委员会文件”适用于党委发文及党政联合发文，使用“川医专党〔201×〕×号”。
②“四川中医药高等专科学校文件”适用于学校行政文件，对外公文或重要的对内公文使用文号是“川医专〔201×〕×号”。
③“四川中医药高等专科学校”适用于学校函件，使用“川医专函〔201×〕×号”。
④“川医专办〔201×〕×号”适用于学校有关具体工作需以办公室名义发文及办公室常规性行文。主要用于以学校办公室名义传达贯彻上级单位的指示，就有关具体问题进行具体工作布置；通报有关事项；以及其他需以办公室名义印发的文件。
2．各部门常规性行文分别使用部门发文字号，如“川医专人〔201×〕×号”、“川医专宣〔201×〕×号”、“川医专教〔201×〕×号”等、“川医专学〔201×〕×号”等。
（三）签发人指代表学校核准并签发公文的学校主要领导人。标注于发文字号右侧。请示、报告等上行文须标注签发人及其姓名。签发人三字用3号仿宋体字，姓名用3号楷体字。
（四）标题公文标题应当完整、准确、简要，包括发文单位名称、公文主要内容和公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个单位名称之间可加顿号外，一般不用标点符号。
标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。
（五）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。除“通告”、“纪要”、“决定”外，公文应当标明主送单位名称。主送单位位于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标志。
（六）正文正文是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简练、得体。正文用3号仿宋体字。
（七）附件说明指正文的补充说明或有关参考资料。公文如有附件，应在正文下空一行左空2字标志“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标志“附件”，有序号时标志序号；附件的序号和名称前后标志应一致。附件说明用3号仿宋体字。
（八）发文单位及印章发文单位写在正文右下方（右空2字），一般用单位全称或规范化简称。学校公文除“纪要”以外，须加盖学校公章。印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期。发文单位用3号仿宋体字。
（九）成文日期成文日期是公文生效的时间标志，通常以负责人签发的日期为准；会议通过的事项，以通过日期为准。“纪要”、“决定”等会议文件成文日期可加括号标注于标题下方居中位置。成文日期用阿拉伯数字标注(如2015年5月15日)。成文日期用3号仿宋体字。
（十）附注公文如有附注(需要注明的其他事项)，应当加括号标注于成文日期下一行，居左空2字。向上级主管部门的请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。附注用3号仿宋体字。
（十一）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的其它单位，应当使用全称或规范化简称、统称。多个抄送单位，一般按照先外后内、先大后小顺序排列。我校有部分上行公文需抄送，抄送单位用3号仿宋体字。
（十二）印发单位及印发日期由公文印发单位名称、印发日期和份数组成。位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占1行位置；印发单位左空1字，印发时间右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标志。对外公文及重要公文的印发单位是“四川中医药高等专科学校办公室”。印发单位用3号仿宋体字。
公文一般每面排22行，每行排28个字。公文页边距与版心尺寸为：公文用纸天头（上白边）为： 37mm± 1mm，公文用纸订口（左白边）为： 28mm± 1mm，版心尺寸为： 156mm× 225mm（不含页码）
特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标志“此页无正文”的方法解决。
三、行文规则
（一）行文应当确有必要、注重实效，凡能通过当面协商、电话联系等方式解释的事务性问题，不必行文。
（二）应根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的关系正确选用公文种类，要注意区分决定与决议、通知与通告、请示与报告、请示与函（请求批准函）、批复与函（审批函）、决议与纪要等一些容易混淆的公文文种。
（三）党政办公室根据党委和行政授权，可以对内、对外行文。各职能部门、系部（中心）需要向学校的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见，必须以学校的名义按规程正式行文。职能部门、系部（中心）不得擅自下发有关方针、政策、行政规章类公文。
（四）行文应贯彻党政分开的原则，行政公文不得对党的组织作指示或布置任务，需党政共同负责的事项，由党政联合发文。
（五）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当以抄送形式，但不得同时抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项。
四、发文办理
发文办理是指以本单位名义制发公文的过程。包括拟稿、审核及提交、核稿、签发、登记、复核、盖章及存档、分发及印制等程序。
（一）拟稿。拟稿应当做到：
1．符合国家的法律、法规及其他有关规定。
2．情况属实、观点明确、表达准确、结构严谨，条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、力求简短。
3．公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。
4．拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
5．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体年、月、日。
6．结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
7．使用国际法定计量单位。
8．文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
9．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（二）审核及提交。公文文稿拟好后，须由部门负责人对文稿内容进行审核，将其粘贴到“综合办公系统”的“发文拟稿”的“正文”中，并认真填写“发文办理单”，然后提交给学校党政办公室秘书。
（三）核稿。党政办公室核稿的重点是：是否确需行文，是否符合政策法律，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，格式是否规范，文字、逻辑是否正确等。
（四）签发。对外发文和重要的对内发文（用“川医专”“川医专函”和“川医专党”文号）须由学校分管领导先签字，再由学校主要领导签发；以各职能部门文号拟发的一般对内发文，须由学校分管领导签发。
（五）登记。拟发公文经学校领导人签发后，由党政办公室编号登记。包括填写日期、发文字号、发文部门、公文标题等。
（六）复核。各办文部门在印制前应对公文进行校对、复核，党政办在复核时重点对审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等进行复核。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
（八）盖章及存档。由党政办公室在已经校领导签字的公文上盖电子印章，确定公文的法定权威性。综合办公平台自动保存公文制发中的草稿、正本的电子档，党政办公室须同时再保存一份公文正本的电子档。
（九）分发及印制。由党政办公室在综合办公平台中分发到有关部门。需要纸质公文的部门可用彩色打印机印制出标准的公文（红头文件）。
（十）涉密公文需用纸质审核签字，不通过综合办公平台发文。
五、收文办理
（一）收文办理是指对收到的公文办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。
（二）上级机关或其他单位来文、来函等，由党政办公室下载并上传到“综合办公系统”，（如是纸质文件须签收、登记，并填写“四川中医药高等专科学校收文处理单”）。由党政办公室主任提出拟办意见，提交校领导批示。紧急公文应当明确办理时限，党政办公室应防止公文因积压、丢失而延误批示或者办理。
各职能部门收到的外来文应及时转送党政办公室办理；凡未经学校办公室登记、批办的公文一律不纳入学校公文的正常运转。
（三）校领导审批公文时，对有具体办理事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签阅视为同意；没有办理事项的，签阅表示已阅知。
校领导批示后，对有具体办理事项的收文直接交付承办部门，承办部门办理后再将公文提交党政办归档；对只须阅知的公文，领导传阅后文件后，交付党政办公室归档。
（四）送校领导批示或交有关部门办理的公文，党政办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
（五）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应当及时退回并说明理由。
六、公文归档
（一）根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和有关规定，公文办理完毕后，党政办公室应及时将公文定稿、正本和有关材料整理归档，应定期将“综合办公系统”上的公文存档备份；不易保存的传真文件应当复印后，存留复印件。
（二）归档的纸质公文，应当根据其相互联系，自身特征和保存价值分类整理（立卷），要保证立卷归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位主要工作情况，便于文档保管和使用。
（三）归档范围内的公文应当确定保管期限，按有关规定定期向档案部门移交。
（四）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管部门负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应按照国家规定的保密程序进行。
（五）对于拖延、推诿、丢失公文或者失密、泄密，学校将视后果轻重分别给予当事人和有关领导通报批评或纪律处分。违反保密规定、造成重大损失的，依照有关法律法规进行处理。
七、其他
（一）重要的文件（文字、图片及音像），须经党政办公室核稿，报校领导审批（可通过综合办公平台的“审批”栏进行上报），方能上网发布。
（二）上报的文件（文字、图片及音像）须经党政办公室核稿，报校领导审批（可通过综合办公平台的“审批”栏进行上报）
（三）一般性事项通知可由各部门自己处理上网（综合办公平台、校园网、QQ群）发布。
（四）各部门未经学校批准，不得自行编发工作“简报”、“简讯”、“信息”、“快报”、“快讯”、“动态”等。因学校重大阶段性工作需要，经学校批准编发的工作简报，主办单位须按程序予以审批和归档。
八、附则
本办法由党政办公室负责解释，自发布之日起施行。
